Praca zdalna („Home Office”) jest coraz bardziej popularna i pożądana w środowisku IT. Jeszcze kilka lat temu praca w domu kojarzyła nam się ze składaniem długopisów, czy klejeniem butów. Najczęściej dotyczyła ręcznego składania jakiegoś produktu z dostarczonych przez zleceniodawcę elementów.

Aby móc wykonywać taką pracę wykonawca był zmuszony pojechać po materiał samodzielnie. Następnie w domu, mozolnie wszystkie te elementy skład w całość, aby ponownie odwiedzić zleceniodawcę z gotowymi produktami oraz pobrać kolejny materiał do pracy. Praca rozliczana była na tzw. akord, czyli zleceniodawca płacił od wykonanej ilości gotowych produktów. Im szybciej i dokładniej wykonawca wykonał swoją pracę tym więcej mógł zarobić. Manufaktura w czystej postaci!

Dzięki wykorzystaniu relatywnie bezpiecznych tuneli VPN, coraz bardziej popularna stała się praca zdalna w środowisku IT. Oczywiście, na taką formę pracy musi zostać wyrażona zgoda przez organizację. Po drugie, praca, którą wykonujemy może być realizowana w takiej formie, aby nie kolidować z innymi uwarunkowaniami (normy i regulacje). Tym bardziej, że mogą one zależeć od charakteru organizacji lub zdań, które są przez nią wykonywane np. mogą dotyczyć bezpieczeństwa państwa itp. Skupię się natomiast na procesie wytwarzania oprogramowania w procesach zwinnych.

Zanim jednak napiszę za i przeciw takiej formy pracy, należy zdefiniować jeszcze tzw. stopień separacji pracy zdalnej. Pewnie już myślicie, co za „baran” przecież to proste. A jednak, różne są typy pracy zdalnej, a zatem różne są trudności z tym związane.

Stopień separacji

Wyróżniamy 3 stopnie separacji pracy zdalnej:

1. Zdalne zespoły deweloperskie
2. Zdalni członkowie zespołów
3. Zdalny zespół

Członkowie zdalnych zespołów deweloperskich pracują razem, ale są fizycznie odseparowani od reszty organizacji. Zdarza się to najczęściej w firmach z kapitałem zagranicznym, gdzie zarządzanie produktem realizowane jest w jednej jednostce a rozwój w innej. Przykładem takiego zespołu jest właściciel produktu po jednej stronie a zespół deweloperski oraz Scrum Master po drugiej. Odseparowanie Scrum Mastera od zespołu traci sens, ponieważ brak bezpośredniej więzi z zespołem deweloperskim skutkuje brakiem zaufania, a w konsekwencji niemożnością rozwiązywania problemów i pomocy zespołowi.

W przypadku zdalnych członków zespołu, pojedynczy deweloper może czasowo lub na stałe pracować w innej lokalizacji niż pozostali jego uczestnicy. Ten stopień separacji mamy na myśli, myśląc o pracy zdalnej. Najczęściej wygląda to tak, że pracownicy w wybranych przez siebie dniach (ilość zapewne jest ustalona z pracodawcą) mają możliwość pracy z domu. Nierzadko ten stopień separacji łączy się z poprzednim (zdalnym zespołem developerskim), kiedy dodatkowo to właściciel produktu pracuje z innej lokalizacji i nie ma możliwości przebywania na stałe z zespołem.

Ostatni stopień separacji to zespół rozproszony. Jest to najbardziej, a co za tym idzie najtrudniejsza do zorganizowania grupa pracowników, w której to indywidualne osoby pracują nad jednym celem, ale każda z nich znajduje się w innym miejscu – często również w innej strefie czasowej. Zespoły takie budowane są najczęściej z przyczyn braku możliwości zebrania wykwalifikowanej kadry specjalistów w jednym miejscu i nie są to sytuacje zbyt częste. Co nie oznacza, że nie można w taki sposób wykonywać swojej pracy.

Kolejne stopnie separacji stawiają przed zarządzającymi coraz większe trudności do rozwiązania. Problemy, na które można się natknąć występują zarówno podczas wdrażania takiego modelu pracy jak i w trakcie pracy z takimi zespołami.

Praca zdalna – zalety i wady

Praca w domu różni się od tej w biurze, ponieważ mamy w międzyczasie możliwość wykonywania innych aktywności. Co powoduje, że stajemy się – przynajmniej na krótką chwilę – panami swojego czasu i możemy elastycznie wybrać godziny, w których będziemy pracować. Wolność! Szef w końcu nie stoi nam nad głową a współpracownik za którym nie przepadamy nam nie przeszkadza. Inni docenią zapewne brak konieczności dojazdu, co wiąże się ze stratą czasu no i kosztami. Wiadomo, szukamy pracy czy firmy (patrz ludzi), w której będziemy się dobrze czuli, a takich pracodawców niekoniecznie znajdziemy blisko naszego miejsca zamieszkania. Patrząc więc z perspektywy pracownika, praca zdalna jest z pewnością wygodna, dająca często wymierne oszczędności w dojazdach do firmy. Największą zaletą dla pracodawcy umożliwienia pracy zdalnej, będzie możliwość pozyskania nowych lub zachowania obecnych pracowników.

Podstawą takiej formy współpracy pomiędzy pracodawcą i pracownikiem jest zaufanie! Pracodawca w takim wypadku, nie ma pełnej kontroli nad pracownikami wykonującymi swoje zadania. Ale czy taka kontrola powinna być? W założeniach teorie wysokowydajnych zespołów definiują je jako samo-organizujący zespół, biorący pełną odpowiedzialność za wykonywaną pracę. Jeżeli będzie brakować odpowiedzialności, oznaczać to będzie istnienie dysfunkcji. W takim przypadku zespół, przy wsparciu Scrum Mastera, powinien pracować nad poprawą procesu. Ponadto budowa zaufania oraz skupienie uwagi na produkt i klienta to jedne z podstawowych celów zespołu Scrum.

Jeżeli uda nam się zbudować zaufanie, tak aby organizacja wdrożyła zdalną formę współpracy, zaczniemy myśleć o wyzwaniach z którymi musimy się zderzyć. Największy problem jaki może wystąpić w pracy zdalnej to efektywna komunikacja! Komunikację werbalną można zapewnić poprzez korzystanie w szerokiej gamy narzędzi (Skype lub inne komunikatory) oraz reguł wypracowanych przez zespoły. Poza drobnymi utrudnieniami ta komunikacja może być na tyle efektywna, że nie będzie miała wpływu na wydajność. Problem tylko w tym jaki sposób korzystać z pozostałych korzyści pracy zespołowej:

1. Wiedzy zespołu
2. Komunikacji niewerbalnej

Wiedza zespołu

Siłą zespołu jest on sam, a wiedza zespołu niejednokrotnie przewyższa wiedzę każdego z jej członków z osobna.

Wiedza zespołu to suma wiedzy poszczególnych jego członków i korzyści wynikających ze współpracy (efekt synergiczny)

Korzystanie z zasobów wiedzy wspólnej daje o wiele większy potencjał rozwiązywania złożonych problemów, a niżeli wiedza poszczególnych jego członków. Na poziom umiejętności zespołu mają wpływ przede wszystkim:

• Zróżnicowanie wiedzy
• Poziom integracji

Zapewnienie tych dwóch czynników gwarantuje wysoki potencjał korzystania z zasobu tej wiedzy. Zmniejszanie poziomu integracji ludzi, poprzez nieobecność w jednym miejscu jej członków ma bezpośredni wpływ na jakość i możliwości korzystania z tego ważnego zasobu. Ignorowanie przez pracowników tego faktu, może świadczyć o egoizmie i braku dostosowania do pracy w grupie.

Komunikacja niewerbalna

Niewerbalne komunikaty nadawane przez ludzi poprzez ruch ciała, gesty, wyraz twarzy, ruch oczu, dotyk, ton głosu oraz sposób komunikacji w czasie i miejscu mają ogromny wpływ na odbiór drugiej osoby. Często mówimy, że mamy przeczucie np. ktoś „kłamie” lub „mówi prawdę”. To właśnie jest efektem najczęściej komunikacji niewerbalnej. W pracy w zespole poza podręcznikową mową ciała mamy jeszcze kilka innych sytuacji które mogłyby zostać zaliczone do tego typu komunikacji:

• Luźno rzucane informacje i forma w jakiej są przekazywane
• Informacje umieszczane na tablicach ściennych
• Informacje przekazywane przez osoby z zewnątrz

W tych i innych sytuacjach osoby pracujące zdalnie nie będą obecne i nie będą o takich sytuacjach wiedziały, bo nikt nie będzie przekazywał im tych informacji – ponieważ fizycznie nie jest to możliwe, ale jak klocki LEGO komunikacja werbalna i niewerbalna układa się w całość tworząc rzeczywistość. Brak pewnych elementów tej układanki może – ale nie musi – mieć wpływ na to co i w jaki sposób będziemy wykonywali swoją pracę.

Podsumowanie

Praca zdalna jest z pewnością korzystna dla pracownika w związku z oszczędnością czasu oraz pewną formą elastyczności. Korzyści dla pracodawcy są również ogromne, aczkolwiek nie aż tak widoczne.

Z punktu widzenia Scrum, zespół deweloperski powinien cechować się samo-organizacją oraz na między-funkcyjnością. Gdzie wiedza zespołu ma bezpośredni wpływ na między-funkcyjność, natomiast komunikacja (w tym niewerbalna) na samo-organizację oraz między-funkcyjność (dzielenie się wiedzą). Jeżeli w tym zakresie wystąpi dysfunkcja może to mieć bezpośredni wpływ na jakość wykonywanej pracy przez zespół. Duża rola w eliminowaniu tych dysfunkcji leży po stronie Scrum Masterów (SM) oraz samej organizacji. Zadaniem managerów jest wspieranie procesu oraz działań SM.

Praca zdalna pomimo potencjalnie negatywnych skutków oddziaływania na pracę zespołu, przynosi wiele pozytywnych efektów. W szczególności, może korzystnie wpłynąć na wewnętrzną motywację ludzi i zatrzymać odejścia, a nawet odwrócić kierunek fluktuacji. Oczywiście, to wszystko będzie miało miejsce pod warunkiem niezaburzonego zaufania pracodawca-pracownik oraz akceptowalnego stopnia separacji członków zespołu (np. 1-2 dni pracy zdalnej w tygodniu). Natomiast samo zaufanie, ma duży wpływ na wysoką wydajność zespołu, który będący samo-organizującą się jednostką, samodzielnie pilnuje swoich członków, aby nie wykorzystywali przywileju. Jednocześnie, aby nie być posądzonym o „zbijanie bąków” przez kolegów z zespołu, deweloperzy sami mogą starać się zrobić więcej niż zrobiliby siedzą na miejscu w firmie. Przy takim podejściu okaże się, że zdalni członkowie zespołu będą jako grupa bardziej wydajni od zespołu pracującego w jednej lokalizacji.

Z drugiej strony, praca w domu niekoniecznie jest odbierana przychylnie. Mieszanie obowiązków służbowych oraz domowych nie każdemu będzie odpowiadało. Nie należy się więc obawiać, że wdrożenie tej formy współpracy wywoła lawinę.

Pamiętajmy równię, że każda organizacja zwinna zgodnie z manifestem Agile ceni:

Ludzi i interakcje ponad procesy i narzędzia

Procesy, narzędzia oraz dobre praktyki są wdrażane, aby pomagać nam w codziennej pracy. Nigdy jednak nie zastąpią bezpośredniej współpracy i obecności na miejscu!

Zapraszam również do lektury innych artykułów dotyczących podobnej tematyki:

• Distributed Scrum
• Osmotic communication
• Travel Restrictions and Offshore Development
• Home Office: 5 sposobów na efektywną pracę z domu